Un dossier administratif complet en 2 minutes au lieu de 2 heures
Pour une entreprise du secteur funéraire, on a automatisé la production des dossiers administratifs : une dizaine de documents remplis à partir d’une seule saisie.
- Étape 1 Les informations sont saisies Une seule fois, dans un formulaire ou un dossier partagé
- Étape 2 Elles sont extraites et réparties Chaque document reçoit les bonnes informations IA
- Étape 3 Une dizaine de documents remplis Chacun sur son modèle, sans recopie
- Étape 4 Les manques sont repérés Champ vide, pièce absente, document bloqué
- Étape 5 La bonne personne est alertée Elle complète ou corrige ce qui manque Validation humaine
- Étape 6 Le dossier complet est rangé Au bon endroit, prêt à transmettre
Contexte et enjeux
Le problème de départ
Dans le funéraire, chaque dossier exige une dizaine de documents administratifs. Tous différents, tous urgents, tous à remplir sans erreur.
Dans ce type de métier, une personne passe ses journées à recopier les mêmes informations d’un document à l’autre. Chaque erreur coûte un dossier refusé, et l’activité ne peut pas grandir sans embaucher.
La solution déployée
Ce qu’on a construit, étape par étape
- 01
Tout part d’un formulaire, ou d’un dossier déposé dans Google Drive.
- 02
Les informations sont extraites, puis chaque modèle de document est rempli automatiquement.
- 03
Le système vérifie les champs manquants.
- 04
En cas de problème (un document qui ne se génère pas, une pièce absente), la bonne personne est alertée.
- 05
Le dossier complet est rangé au bon endroit.
- n8n ou Make
- Google Drive
- Google Docs
- Modèle d’IA
- Formulaires
Résultats et impacts
Ce que ça a changé
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Un dossier complet en 2 minutes
Au lieu de 2 heures de recopie.
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Plus d’erreur de recopie
Les informations sont saisies une seule fois.
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Une activité qui peut grandir
Sans embaucher pour absorber la paperasse.
Comme souvent, ce déploiement s’inscrit dans un accompagnement plus large : une mission de conseil pour choisir les bons chantiers, et une formation des équipes, en ligne ou en présentiel, pour qu’elles s’approprient l’outil.
